Учитывая, что личные дела работников, трудовые книжки, копии паспортов, документов об образовании хранятся и обрабатываются работодателем, то информация о наемных работниках является базой персональных данных.
Персональные данные работника, которые содержатся в паспорте или документе, удостоверяющем личность, в трудовой книжке, документе об образовании (специальности, квалификации), документе о состоянии здоровья и других документах, которые он подал при заключении трудового договора, обрабатываются работодателем исключительно для осуществления полномочий в сфере правоотношений, возникших у него с работником на основании трудового договора (контакта).
Поэтому работодателю необходимо определить перечень лиц, которым разрешен доступ к персональным данным работников и отразить его в локальном нормативном акте компании.
При этом в данный перечень не обязательно включать фамилии конкретных лиц, допущенных к работе с данными, достаточно привести названия их должностей и указать, в связи с выполнением какой функции им необходим доступ к персональным данным работников.