Акт сверки взаимных расчетов – не первичный документ и требования к его оформлению отсутствуют. Но его подписание позволяет контрагентам обезопасить себя от дальнейших претензий. Фактически он подтверждает наличие или отсутствие задолженности в расчетах между контрагентами, возникшей на основании первичных документов, на определенную дату.
Поэтому, чтобы акт сверки стал эффективным инструментом управления задолженностью, при его оформлении учтите следующее:
- обязательно делайте в нем ссылку на договор (в идеале – с указанием наименования товара/ работ / услуг), по которому возникли обязательства.
- ссылайтесь на первичные документы, подтверждающие размер задолженности и период ее возникновения.
- акт должен быть подписан руководителем компании (не главным бухгалтером), иначе может возникнуть спорный вопрос: это документ, подтверждающий задолженность или бухгалтерский документ.
- если акт сверки составлен на нескольких листах, то подписи должны стоять на каждой странице.
При этом подписание акта сверки влечет за собой 2 правовых последствия:
- Течение исковой давности прерывается совершением лицом действия, свидетельствующего о признании им своего долга.
- Если сделка была осуществлена с превышением полномочий, подписание акта сверки уполномоченным лицом можно расценить как одобрение такой сделки.