При оформлении любого документа могут быть допущены технические ошибки. Однако, при оформлении и заполнении трудовых книжек нужно быть особенно внимательным, поскольку ошибки в дальнейшем могут нарушить права работника на получение государственной помощи, а исправления вносятся по особой процедуре, предусмотренной Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58.
Нужно помнить основное правило, что в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и т.д., исправление выполняется владельцем или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись.
Однако, работник может столкнуться с проблемой, что предприятие уже ликвидировано, тогда:
— соответствующую запись вносит правопреемник такого ликвидированного предприятия;
— в случае отсутствия правопреемника запись вносится вышестоящей организацией;
— в случае отсутствия вышестоящей организации — областным архивом, архивом г. Киева, государственным архивом г. Севастополя и государственным архивом при Совете Министров Крыма.
В ранее внесенные записи в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» зачеркивания не допускаются. Зачеркивание можно использовать при корректировке сведений, приведенных на титульном листе трудовой книжке.
В случае изменения имени, фамилии, отчества работника Вам необходимо придерживаться следующей последовательности действий:
— на титульном листе (первая страница) данные работника нужно аккуратно зачеркнуть одной линией, а на строке ниже вписать новые данные. Можно новую информацию записывать и на одной строке, если есть свободное место;
— на внутренней стороне обложки указывается, на основании какого документа сделаны исправления (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, документ о расторжении брака, об изменении имени и прочее). Указать, кем и когда выдан такой документ, а также его номер и серию. Такая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия.
Приведем пример внесения исправлений в раздел «Сведения о работе»:
В случае обнаружения ошибки в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки работника необходимо придерживаться следующей процедуры:
- В графе 1 необходимо указать очередной номер записи с учетом того, что записи вносятся арабскими цифрами.
- В графе 2 указываете дату внесения изменений (соблюдая требования о выполнении записей арабскими цифрами).
- В графе 3 — номер записи, в котором допущена ошибка (является недействительным), а после номера и реквизитов недействительной записи внести текст правильной записи.
- В графе 4 — дату и номер приказа о приеме на работу, запись с которого неправильно внесена в трудовую книжку.
Мы не советуем Вам исправления вносить двумя отдельным записям, то есть в графе 3 после обозначения неверной записи, указать запись с правильной формулировкой.
Рекомендуем внимательно относиться к оформлению трудовой книжки работника и не поручать заполнение ее третьим лицам, поскольку привлечь их к ответственности будет невозможно.