Как делегировать полномочия по доверенности с наименьшими рисками

В нашей работе мы часто сталкиваемся с тем, что у клиентов отсутствуют регламенты работы с доверенностями. Такое отношение к делегированию полномочий очень опрометчиво, так как может обернуться огромными убытками для компании.

Чтобы этого не произошло, мы настоятельно рекомендуем внедрить в компании четкий и подробный порядок работы с доверенностями, при этом обратить внимание на следующие моменты:

1. Утвердить максимальное количество форм доверенностей.
2. Ввести Журнал учета и архив копий выданных доверенностей.
3. Каждую доверенность выдавать в одном экземпляре и присваивать ей порядковый номер, фиксировать в Журнале учета доверенностей.
4. В случае выдачи доверенностей в нескольких экземплярах, каждый экземпляр регистрировать под новым порядковым номером.
5. Если доверенность выдана лицу, не являющемуся работником компании, к архивной копии желательно приложить копию паспорта уполномоченного лица.
6. Выдавать «локальную» доверенность, т.е. на определенное действие и на небольшой срок.
7. Без необходимости, не предоставлять право передоверия третьим лицам.
8. Отзывать доверенность при увольнении работника.
9. Указывать срок окончания действия доверенности не периодом времени (например, один год или три года), а конкретной датой (число, месяц, год) с использованием предлога «по» и слова «включительно».
10. Организовать процесс возвращения доверенностей от представителей при прекращении доверенностей (в том числе при их отмене), а также извещения об отмене доверенностей.

Эти несложные рекомендации позволят установить контроль за всеми доверенностями, выдаваемыми конкретным лицам. При увольнении работника у Вас будет полная информация о том, сколько всего доверенностей было ему выдано. Мониторинг сроков позволит вовремя отслеживать факты прекращения доверенностей и оперативно выдавать новые доверенности. Периодически (не реже 1-2 раз в год) пересматривайте регламент работы с доверенностями.

Безусловно, приведение в порядок работы с доверенностями в компании не вызовет восторг у Ваших работников, но однозначно минимизирует риски для компании.