В нашій роботі ми часто стикаємося з тим, що у клієнтів відсутні регламенти роботи з довіреностями. Таке ставлення до делегування повноважень дуже необачно, так як може обернутися величезними збитками для компанії.
Щоб цього не сталося, ми наполегливо рекомендуємо впровадити в компанії чіткий і детальний порядок роботи з довіреностями, при цьому звернути увагу на наступні моменти:
- Затвердити максимальну кількість форм довіреностей.
- Ввести Журнал обліку та архів копій виданих довіреностей.
- Кожну довіреність видавати в одному екземплярі і привласнювати їй порядковий номер, фіксувати в Журналі обліку довіреностей.
- У разі видачі довіреностей в декількох примірниках, кожен екземпляр реєструвати під новим порядковим номером.
- Якщо довіреність видана особі, яка не є працівником компанії, до архівної копії бажано додати копію паспорта уповноваженої особи.
- Видавати «локальну» довіреність, тобто на певну дію і на невеликий термін.
- Без необхідності, не надавати право передоручення третім особам.
- Відкликати довіреність при звільненні працівника.
- Вказувати термін закінчення дії довіреності не періодом часу (наприклад, один рік або три роки), а конкретною датою (число, місяць, рік) з використанням прийменника «по» і слова «включно».
- Організувати процес повернення довіреностей від представників при припиненні довіреностей (в тому числі при їх скасуванні), а також повідомлення про відміну довіреностей.
Ці нескладні рекомендації дозволять встановити контроль за всіма довіреностями, виданими конкретним особам. При звільненні працівника у Вас буде повна інформація про те, скільки всього довіреностей було йому видано. Моніторинг термінів дозволить вчасно відслідковувати факти припинення довіреностей і оперативно видавати нові довіреності. Періодично (не рідше 1-2 разів на рік) переглядайте регламент роботи з довіреностями.
Безумовно, приведення в порядок роботи з довіреностями в компанії не викличе захват у Ваших працівників, але однозначно мінімізує ризики для компанії.