- Первое, что нужно предпринять – изучение решения налоговой о проведении выездной проверки. Возникали ситуации, когда компанию посещали ненастоящие инспекторы. Поэтому ответственному за взаимодействие с контролерами нужно поручить переписать данные инспекторов. Ему нужно позвонить в налоговую, чтобы уточнить – действительно ли такие сотрудники числятся в штате. Такие меры рекомендуют и сами налоговики. Но не следует препятствовать посещению территории для законного доступа налоговиков. Когда инспекторы пришли на предприятие, нужно совместно со своим главным бухгалтером либо юристом ознакомиться со списком налогов за период, подлежащих проверке. Следует напомнить, что налоговая проверка возможна только за последние 3 года.
- Подготовьте специальное помещение для инспекторов. Не всегда выездная налоговая проверка будет на объекте налогоплательщика. Следует подготовить инспекторам отдельное помещение, ограничив при этом доступ к подлинникам и исключив общение с рядовыми работниками компании. Чтобы не было разногласий с инспекторами, после поступления информации о планируемой выездной проверке, на рассмотрение инспекции следует сразу направить письмо с указанием места проведения.
- Соблюдайте сроки представления документов. Дата начала выездной проверки – день вынесения соответствующего решения налоговой инспекции. Далее о нем сотрудник налоговой должен уведомить директора (либо же представителя компании по доверенности) о таком решении под расписку. Обычно вместе с данным решением вручается также требование компании предоставить копии документов. Следовательно, у инспекторов есть право в первый день требовать подлинники. Но справедливости ради скажем, что они не всегда прибегают к таким мерам. У предприятия по законодательству есть 10 дней для подготовки копий нужной документации.
- Проинструктируйте сотрудников, как нужно вести себя во время проверки. Основная задача работников при проверке – не навредить. Их следует проинспектировать – точно следовать указаниям главного бухгалтера и избегать разговоров с инспекторами. Общаться с контролерами должен назначенный вами сотрудник с достаточными навыками и опытом – как правило, выбор делается в пользу главного бухгалтера. Всем топ-менеджерам, особенно работающим в филиалах, нужно донести – должны будут предоставить необходимые документы без лишних согласований сразу же при первом требовании главбуха.
- Убедитесь, что в архиве есть все подлинники, а в подлинниках – все подписи. Довольно распространены ситуации, когда работники передают в бухгалтерию копии, обещая принести подлинники позже. В результате бухгалтерии приходится вести учет хозяйственной операции без наличия подлинника, что противоречит законодательству. Проходит время, меняются сотрудники, но подлинники так и не передаются. Такие нарушения выявляются практически по результатам каждой проверки, поэтому обязательно нужно контролировать наличие оригиналов в бухгалтерии, также указание всех необходимых подписей и реквизитов на месте. Ведь практика подтверждает распространенность проблемы в виде отсутствия подписей должностных лиц.
- Отдавая документы, удалите с них лишние пометки. Бухгалтеры во время работы с документами нередко оставляют различные пометки на оригинале карандашом. Из-за определенных пометок инспекторы могут посчитать – предприятие не обладало должной осмотрительностью во время сделки, что провоцирует определенные претензии с их стороны.
- Фиксируйте в реестрах, какие документы Вы передаете проверяющим. Рекомендуется отмечать в реестрах представление всех документов – включая оригиналы и копии. Составляются реестры в 2 экземплярах, должны обязательно заверяться подписи со стороны сдающего и принимающего. Данное распоряжение в присутствии инспекторов нужно отдать главбуху. Благодаря этому компания выигрывает время и удастся понять, что нужно налоговикам.
- Следует проверить архивы – если возникнут сложности в поиске произвольного документа, нужно внести соответствующие изменения в свой порядок хранения. Группируйте документы в архивах по годам, а не по контрагентам. Некоторым кажется, что не может быть ничего проще для обеспечения сохранности документов – достаточно подшить их в папку и хранить. Но проводится проверка за определенные периоды – если группируете договоры не по годам, а по контрагентам, понадобятся дополнительные траты времени для поиска, да и сотрудника придется отвлекать от прямых обязанностей.
Comments
comments
