Акт звірки взаємних розрахунків – не первинний документ і вимоги до його оформлення відсутні. Але його підписання дозволяє контрагентам убезпечити себе від подальших претензій. Фактично він підтверджує наявність або відсутність заборгованості в розрахунках між контрагентами, що виникла на підставі первинних документів, на певну дату.
Тому, щоб акт звірки став ефективним інструментом управління заборгованістю, при його оформленні врахуйте наступне:
- обов’язково робіть в ньому посилання на договір (в ідеалі – із зазначенням найменування товару / робіт / послуг), за яким виникли зобов’язання.
- посилайтеся на первинні документи, що підтверджують розмір заборгованості та період її виникнення.
- акт повинен бути підписаний керівником компанії (не головним бухгалтером), інакше може виникнути спірне питання: це документ, що підтверджує заборгованість або бухгалтерський документ.
- якщо акт звірки складений на кількох аркушах, то підписи повинні стояти на кожній сторінці.
При цьому підписання акту звірки тягне за собою 2 правових наслідки:
1) перебіг позовної давності переривається вчиненням особою дії, що свідчить про визнання нею свого боргу.
2) якщо правочин було здійснено з перевищенням повноважень, підписання акту звірки уповноваженою особою можна розцінити як схвалення такого правочину.