З огляду на те, що особові справи працівників, трудові книжки, копії паспортів, документів про освіту зберігаються та обробляються роботодавцем, то інформація про найманих працівників є базою персональних даних.
Персональні дані працівника, які містяться в паспорті або документі, що посвідчує особу, в трудовій книжці, документі про освіту (спеціальність, кваліфікацію), документі про стан здоров’я та інших документах, які він подав при укладенні трудового договору, обробляються роботодавцем виключно для здійснення повноважень в сфері правовідносин, що виникли у нього з працівником на підставі трудового договору (контакту).
Тому роботодавцю необхідно визначити перелік осіб, яким надано доступ до персональних даних працівників і відобразити його в локальному нормативному акті компанії.
При цьому в даний перелік не обов’язково включати прізвища конкретних осіб, допущених до роботи з даними, досить привести назви їхніх посад і вказати, в зв’язку з виконанням якої функції їм необхідний доступ до персональних даних працівників.