Комерційна таємниця – це інформація, яка є:
- секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових є невідомою та не є легкодоступною для осіб, які зазвичай мають справу з видом інформації, до якого вона належить,
- має комерційну цінність,
- була предметом адекватних існуючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка законно контролює цю інформацію.
Таким чином, інформація, що становить комерційну таємницю, потребує того, щоб її такою правомірно визнали шляхом встановлення предмета комерційної таємниці, а також здійснили заходи щодо захисту цієї інформації від широкого кола осіб.
10 рекомендацій, які бажано врахувати при створенні режиму комерційної таємниці:
1) роботодавець не зобов’язаний створювати режим комерційної таємниці на підприємстві – це його право, а не обов’язок;
2) в кожній компанії режим комерційної таємниці може відрізнятися, стандартів немає;
3) вимоги до контрагента про конфіденційність інформації бажано прописувати в цивільно-правових договорах. При цьому краще прописувати штрафні санкції, а не прив’язуватися до компенсації суми збитку, так можуть виникнути складнощі з оцінкою вартості збитку;
4) розділити інформацію, що становить комерційну таємницю, на рівні конфіденційності та визначити правила роботи з документи кожного рівня;
5) затвердити перелік посад, що мають доступ до комерційної таємниці з прив’язкою до рівнів конфіденційності;
6) визначити перелік документів, що містять комерційну таємницю. При цьому враховуйте, що Постановою кабінету Міністрів України від 09.08.1993 р № 611 визначено перелік відомостей, які не становлять комерційної таємниці:
- установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою або господарською діяльністю і її окремими видами;
- інформація за всіма встановленими формами державної звітності;
- дані, потрібні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов’язкових платежів;
- відомості про чисельність і склад працюючих, їхню заробітну плату в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних робочих місць;
- документи про сплату податків і обов’язкових платежів;
- інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров’ю, а також інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;
- документи про платоспроможність;
- відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, спілках, об’єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю;
- відомості, які відповідно до чинного законодавства підлягають оприлюдненню;
7) визначити процедуру виведення документів з режиму комерційної таємниці;
8) затвердити форму зобов’язання (договору) про нерозголошення інформації, що є комерційною таємницею;
9) суди визнають провину працівника тільки в разі провини, що виразилася в умисних діях;
10) обов’язки працівника щодо нерозголошення комерційної таємниці можуть бути трудовими, тільки якщо вони внесені до правил внутрішнього трудового розпорядку, в колективний або трудовий договір.
І пам’ятайте, що створення режиму комерційної таємниці тягне за собою створення конфіденційного діловодства, це стане додатковим елементом побудови системи корпоративної безпеки.