При оформлені будь-якого документа можуть бути допущені технічні помилки. Проте, при оформленні та заповненні трудових книжок потрібно бути особливо уважним, оскільки помилки в подальшому можуть порушити права працівника на отримання державної допомоги, а виправлення вносяться за особливою процедурою, передбаченою Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженій спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58.
Потрібно пам’ятати основне правило, що у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.
Проте, працівник може зіткнутися з питанням, що підприємство вже ліквідоване, тоді:
- відповідний запис вносить правонаступник такого ліквідованого підприємства;
- у разі відсутності правонаступника запис вноситься вищестоящою організацією;
- у разі відсутності вищестоящої організації – обласним архівом, архівом м. Києва, державним архівом м. Севастополя і державним архівом при Раді Міністрів Криму.
До раніше внесених записів до розділів “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”, “Відомості про заохочення” закреслення не допускаються. Закреслення можна використовувати при коригуванні відомостей, наведених на титульному аркуші трудовій книжці.
У випадку зміни імені, прізвища, по батькові працівника Вам необхідно дотримуватися такої послідовності дії:
– на титульному аркуші (перша сторінка) попередні дані працівника потрібно акуратно закреслити однією лінією, а на рядку нижче вписати нові дані. Можна нову інформацію записувати і на одному рядку, якщо є вільне місце;
– на внутрішній стороні обкладинки вказується, на підставі якого документа зроблено виправлення (паспорт, свідоцтво про народження, про шлюб, документ про розірвання шлюбу, про зміну імені та інше). Записують, ким і коли виданий такий документ, а також його номер і серію. Такий запис завіряється підписом відповідальної особи та печаткою підприємства.
Наведемо приклад внесення виправлень до розділу «Відомості про роботу».
У разі виявлення помилки у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки працівника необхідно дотримуватися наступної процедури:
- У графі 1 необхідно зазначити черговий номер запису з урахуванням того, що записи вносяться арабськими цифрами.
- У графі 2 зазначаєте дату внесення змін (дотримуючись вимоги щодо виконання записів арабськими цифрами).
- У графі 3 – номер запису, у якому допущена помилка (є недійсним), а після зазначення номеру та реквізитів недійсного запису внести текст правильного запису.
- У графі 4 – дату і номер наказу про прийняття на роботу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.
Ми не радимо Вам виправлення вносити двома окремим записами, тобто у графі 3 після зазначення невірного запису запис продовжити правильним формулюванням.
Рекомендуємо уважно ставитися до оформлення трудової книжки працівника та не доручати заповнення її третім особам, оскільки притягнути їх до відповідальності буде неможливо.