У нинішньому приватному секторі економіки в Україні, основна частина суб’єктів господарювання представлена товариствами з обмеженою відповідальністю – однією з найлегших в реєстрації і веденні подальшої діяльності організаційно-правовою формою юридичних осіб.
Як відомо, в товариствах з обмеженою відповідальністю усіма поточними справами і керівництвом основною діяльністю займається керівник компанії – він же директор. Але, всі життєво важливі питання (наприклад затвердження плану подальшої діяльності, зміна КВЕД, зміни в статуті, зміна складу учасників, зміна директора і т.д.) приймаються саме загальними зборами учасників товариства.
Даний орган управління є вищим і всі його рішення мають абсолютний вплив на діяльність товариства. І саме тому більшість суперечок при діяльності ТОВ виникає саме з скликанням та проведенням загальних зборів.
Загальна норма Закону України «Про господарські товариства» встановлює 30-денний термін повідомлення всіх учасників товариства до моменту проведення загальних зборів.
У даному повідомленні в обов’язковому порядку повинні бути зазначені дата, місце і час проведення загальних зборів, а також питання порядку денного таких загальних зборів. Якщо будь-якого з перерахованих пунктів немає, то подібне саме по собі вже може стати підставою для визнання неправомірними таких загальних зборів і, як наслідок, скасування всіх прийнятих рішень.
Якщо в товаристві є проблемні учасники, які «ставлять палиці в колеса» в діяльності товариства, то такі повідомлення не будуть зайвими для уникнення цілого ряду наступних проблем.
Рекомендується зберігати копії таких повідомлень з відмітками про вручення / відправку в декількох копіях, щоб при необхідності надати докази дотримання вимог закону.
Варто також зауважити, що в судовій практиці траплялося і таке, що учасники товариства, які не були повідомлені належним чином (або ж не бажали отримувати дане повідомлення або не отримали його з інших причин) і які надалі були на загальні збори, оскаржити відсутність повідомлення не могли. Так, Вищий господарський суд у своїй постанові пленуму від 25.02.2016 року вказував про те, що учасник товариства, який не отримав належного повідомлення про проведення загальних зборів з яких-небудь причин та який все ж з’явився на такі загальні збори може їх оскаржити тільки якщо доведе ступінь необхідності його завчасного повідомлення про такі загальні збори. Адже факт його присутності на загальних зборах підтверджує отримання таким учасником інформації про проведення подібних загальних зборів.